Souvent, un club crée ses factures, les contrôle pendant une semaine ou un mois, puis les envoie. Entre-temps, l'échéance prévue peut être déjà passée. Pour que vous n'ayez jamais à corriger les dates à la main, Plugin.ch fixe les dates au moment où la facture part réellement : à son impression ou à son envoi par e-mail.

Une facture porte quatre dates :

Les délais se règlent dans Paramètres → Gérer la facturation, pour chaque modèle de bulletin : Echéance des factures (en jours) et Echéance des rappels (en jours).

Tant qu'une facture n'a été ni imprimée ni envoyée, son échéance est provisoire. Elle n'est jamais considérée comme en retard et ne peut pas être relancée, même si la date saisie est dépassée : le débiteur n'a encore rien reçu.

Dans Factures ouvertes & relances, elle apparaît avec la mention Pas encore envoyée, et la prochaine étape proposée est de l'envoyer.

Au moment où vous imprimez la facture ou l'envoyez par e-mail :

• la date du document devient le jour de l'impression ou de l'envoi ;
• une échéance encore à venir est gardée telle quelle ;
• une échéance déjà dépassée est remplacée par le jour de l'envoi + le délai du champ Echéance des factures (en jours).

Exemple avec un délai de 30 jours : une facture créée le 1er septembre avec une échéance au 30 septembre, envoyée le 7 octobre, aura comme échéance le 6 novembre. La même facture envoyée le 20 septembre garde son échéance au 30 septembre.

Paiement en plusieurs fois

Avec plusieurs échéances, seules les échéances déjà dépassées sont remplacées ; les suivantes ne bougent pas. Le nombre d'échéances ne change pas, donc le montant de chaque bulletin non plus. Exemple avec un délai de 30 jours, envoi le 7 octobre :

Une fois la facture partie, ses dates sont fixées. Si vous la réimprimez ou la renvoyez plus tard, elle garde la même date du document et les mêmes échéances. Le PDF, la liste des factures, la page Factures ouvertes & relances et les relances automatiques utilisent tous la même échéance.

• Le montant change (cotisation modifiée, membre de la famille ajouté à la facture, article ajouté ou retiré) : la facture doit être renvoyée. Son échéance redevient provisoire, et la prochaine impression ou le prochain envoi fixe une nouvelle date du document et de nouvelles échéances, avec la même règle qu'au point 2.
• Vous changez vous-même la date d'échéance dans la fenêtre Modifier la facture : la date choisie est gardée telle quelle. Une nouvelle date déjà passée est refusée.
• Vous accordez un délai : utilisez Prolonger l'échéance (menu ⋯ de la facture, ou barre de sélection). La prolongation est notée dans le dossier de la facture avec son motif. Pour un paiement en plusieurs fois, seule l'échéance en cours est prolongée.

Si vous modifiez un groupe de factures, sa date d'échéance n'est reportée sur les factures du groupe que si vous l'avez changée. Elle ne s'applique alors qu'aux factures non payées qui ne sont pas en rappel. Les factures déjà en rappel gardent l'échéance de leur rappel.

L'échéance d'un rappel suit la même logique : elle est fixée à la première impression ou au premier envoi du rappel, à cette date + le délai du champ Echéance des rappels (en jours). Ce champ peut contenir un délai par niveau : « 10-5-5 » accorde 10 jours au 1er rappel et 5 jours aux suivants.

Réimprimer le rappel ne change pas son échéance. Pour accorder plus de temps, utilisez Prolonger l'échéance. Changer la date d'échéance dans la fenêtre Modifier la facture n'a pas d'effet sur un rappel en cours : la fenêtre affiche alors l'échéance du rappel.

Pour la marche à suivre complète, voir l'article Gérer les rappels de paiement.