Gérer les factures
Gérer les rabais famille
Accordez automatiquement un rabais aux familles lors de la facturation des cotisations et des cours
Un rabais famille est une règle : si une famille remplit une condition (par exemple deux adultes et au moins un enfant), un rabais est ajouté automatiquement à sa facture. Le rabais est calculé à la facturation, sur les factures regroupées par famille : il suit la famille, s'ajoute quand un membre arrive et se retire s'il ne s'applique plus.
Prérequis : les membres d'une famille doivent être liés entre eux (fiche du membre, onglet Membre de la famille) et les factures doivent être créées avec l'option Regrouper les factures familiales. Il faut aussi un article à montant négatif, par exemple « Rabais famille », qui donne le compte comptable du rabais.
Ouvrez la page des rabais famille
Dans le menu latéral gauche, ouvrez Factures puis Gérer les rabais famille. La liste affiche les rabais existants avec leur sport, leur Règle en clair et leur État. Un rabais marqué Ne s'applique jamais n'est ajouté à aucune facture : ouvrez-le pour le corriger, ou utilisez Réparer quand le bouton est proposé.
La page « Gérer les rabais famille »
Créez un rabais
Cliquez sur Ajouter un rabais famille. Dans le panneau :
- Rabais : le sport-saison concerné, le Nom du rabais (imprimé sur la facture) et l'Article comptable (tapez les premières lettres de l'article à montant négatif) ;
- Sur quoi porte le rabais : Cotisations (les abonnements) ou Cours (les cours de l'école de tennis). Pour les cours, choisissez les cours concernés ou gardez tous les cours du sport-saison ;
- Composition de la famille : qui doit faire partie de la famille. Par exemple « Au moins 2 membre(s) parmi Membre adulte » puis Ajouter une condition « Au moins 1 membre(s) parmi Junior » = deux parents et au moins un enfant. Chaque personne ne compte qu'une fois.
Le panneau « Ajouter un rabais famille »
Choisissez le rabais accordé
La section Rabais accordé propose quatre modes :
- Montant fixe : un montant déduit de la facture de la famille ;
- Pourcentage : un pourcentage des cotisations ou des cours concernés ;
- Par rang (2e, 3e…) : un rabais par palier, par exemple 10 % pour le 2e membre et 20 % à partir du 3e. Le rabais va aux membres les moins chers ;
- Plafond famille : la famille ne paie pas plus qu'un montant donné.
L'interrupteur Non cumulable évite de cumuler deux règles (par exemple « 1 parent » et « 2 parents ») : seule la plus avantageuse est accordée. Réservé à certaines personnes limite le rabais aux personnes inscrites à certains cours ou titulaires de certaines cotisations.
Testez avant d'enregistrer
La section Tester sur une famille permet de composer une famille fictive et de cliquer sur Calculer : le calcul est celui de la facturation. Vérifiez le résultat, puis cliquez sur Ajouter un rabais famille.
Quand le rabais apparaît-il ? Lors de la création des factures : il apparaît comme une ligne négative sur la facture de la famille. Il est aussi recalculé quand une cotisation ou un cours est ajouté à une facture existante. Une facture déjà créée qui ne change pas n'est pas recalculée d'elle-même : voir l'étape 5.
Appliquer une règle aux factures déjà créées
Si vous ajoutez ou corrigez une règle alors que les factures sont déjà parties (par exemple un cours coché après coup), le rabais ne s'ajoute pas tout seul aux factures existantes. Après l'enregistrement de la règle, un panneau Rabais famille sur les factures déjà créées s'ouvre dès que des factures sont concernées. Vous pouvez aussi l'ouvrir à tout moment avec le bouton Factures déjà créées, en haut de la page, ou depuis un groupe de factures (Groupe → Recalculer les rabais famille).
Le panneau est un aperçu : rien n'est encore modifié. Pour chaque facture, il montre le montant Actuel, le montant Après et la colonne Écart, avec les lignes de rabais ajoutées ou retirées. Cochez les factures à corriger, puis cliquez sur Corriger les factures cochées. Le bouton Seulement les prochaines factures ferme le panneau sans rien changer.
Le panneau « Rabais famille sur les factures déjà créées »
Factures déjà payées : elles sont signalées Déjà payée et ne sont pas cochées d'office. Un rabais ajouté sur une facture payée laisse un trop-perçu, à rembourser ou à verser au porte-monnaie ; un rabais retiré laisse un solde à réclamer. C'est à vous de le régler.
Chaque facture corrigée garde sa version précédente et passe « à renvoyer » : pensez à la renvoyer. Les lignes déjà comptabilisées et les rabais saisis à la main ne sont jamais modifiés.
Après la copie d'une saison : vérifiez les règles
Quand une saison est créée en reprenant une saison existante, ses rabais famille sont recopiés tels quels et s'appliquent dès la première facturation. Chaque règle recopiée porte le badge À vérifier sur la page des rabais famille, avec les points à contrôler : abonnements et montant, cours concernés, rabais réservé aux inscrits de cours de l'ancienne saison.
Une règle recopiée, à vérifier
Ouvrez la règle pour la corriger (l'enregistrer la confirme), ou cliquez sur C'est vérifié si elle est juste. Le bouton Tout est vérifié confirme toutes les règles d'un coup. Tant qu'il reste des règles à vérifier, la création d'un groupe de factures pour cette saison affiche l'avertissement Rabais famille à vérifier avant de facturer.
Rabais sur les cours : les cours ne sont pas copiés avec la saison. Une règle « tous les cours » compte aussi les stages créés plus tard : sur la fiche d'un nouveau cours, un avertissement le rappelle, décochez le rabais si le stage n'y donne pas droit. Un cours recopié avec Copier le cours reprend les rabais de l'original.
Tutoriel Plugin.ch — Gérer les factures