Rechnungen verwalten
Familienermässigungen verwalten
Gewähren Sie Familien automatisch eine Ermässigung bei der Verrechnung der Beiträge und Kurse
Ein Familienrabatte ist eine Regel: Erfüllt eine Familie eine Bedingung (zum Beispiel zwei Erwachsene und mindestens ein Kind), wird ihrer Rechnung automatisch eine Ermässigung hinzugefügt. Die Ermässigung wird bei der Verrechnung berechnet, auf den nach Familie gruppierten Rechnungen: Sie folgt der Familie, kommt hinzu, wenn ein Mitglied dazustösst, und fällt weg, wenn sie nicht mehr zutrifft.
Voraussetzung: Die Mitglieder einer Familie müssen miteinander verknüpft sein (Profil des Mitglieds, Reiter Familienmitglied) und die Rechnungen müssen erstellt werden mit der Option Familienrechnungen gruppieren. Ausserdem braucht es einen Artikel mit negativem Betrag, zum Beispiel «Familienermässigung», der das Buchhaltungskonto der Ermässigung liefert.
Öffnen Sie die Seite der Familienermässigungen
Öffnen Sie im linken Seitenmenü Rechnungen dann Familienermässigungen verwalten. Die Liste zeigt die bestehenden Ermässigungen mit ihrer Sportart, ihrer Regel im Klartext und ihrem Status. Eine Ermässigung mit der Markierung Wird nie angewendet wird keiner Rechnung hinzugefügt: Öffnen Sie sie, um sie zu korrigieren, oder verwenden Sie Reparieren wenn die Schaltfläche angeboten wird.
Die Seite «Familienermässigungen verwalten»
Erstellen Sie eine Ermässigung
Klicken Sie auf Familienermässigung hinzufügen. Im Panel:
- Ermässigung: die betroffene Sportart-Saison, den Name der Ermässigung (auf die Rechnung gedruckt) und den Buchhaltungsartikel (geben Sie die ersten Buchstaben des Artikels mit negativem Betrag ein);
- Worauf gilt die Ermässigung : Mitgliederbeiträge (die Abonnements) oder Kurse (die Kurse der Tennisschule). Für Kurse wählen Sie die betroffenen Kurse oder behalten alle Kurse der Sportart-Saison;
- Zusammensetzung der Familie: wer zur Familie gehören muss. Zum Beispiel «Mindestens 2 Mitglied(er) aus Erwachsenes Mitglied», dann Bedingung hinzufügen «Mindestens 1 Mitglied(er) aus Junior» = zwei Eltern und mindestens ein Kind. Jede Person zählt nur einmal.
Das Panel «Familienermässigung hinzufügen»
Wählen Sie die gewährte Ermässigung
Der Abschnitt Gewährte Ermässigung bietet vier Modi:
- Fester Betrag: ein Betrag, der von der Rechnung der Familie abgezogen wird;
- Prozentsatz: ein Prozentsatz der betroffenen Beiträge oder Kurse;
- Nach Rang (2., 3.…): eine gestaffelte Ermässigung, zum Beispiel 10 % für das 2. Mitglied und 20 % ab dem 3. Die Ermässigung geht an die günstigsten Mitglieder;
- Familienobergrenze: Die Familie zahlt nicht mehr als einen bestimmten Betrag.
Der Schalter Nicht kumulierbar verhindert, dass zwei Regeln kumuliert werden (zum Beispiel «1 Elternteil» und «2 Eltern»): Nur die vorteilhafteste wird gewährt. Bestimmten Personen vorbehalten beschränkt die Ermässigung auf Personen, die in bestimmten Kursen eingeschrieben sind oder bestimmte Beiträge haben.
Testen Sie vor dem Speichern
Der Abschnitt An einer Familie testen ermöglicht es, eine fiktive Familie zusammenzustellen; klicken Sie dann auf Berechnen: Die Berechnung ist dieselbe wie bei der Verrechnung. Prüfen Sie das Ergebnis und klicken Sie dann auf Familienermässigung hinzufügen.
Wann erscheint die Ermässigung? Bei der Erstellung der Rechnungen: Sie erscheint als negative Zeile auf der Rechnung der Familie. Sie wird auch neu berechnet, wenn ein Mitgliederbeitrag oder ein Kurs zu einer bestehenden Rechnung hinzugefügt wird. Eine bereits erstellte Rechnung, die sich nicht ändert, wird nicht von selbst neu berechnet: siehe Schritt 5.
Eine Regel auf bereits erstellte Rechnungen anwenden
Wenn Sie eine Regel hinzufügen oder korrigieren, nachdem die Rechnungen bereits verschickt wurden (zum Beispiel ein nachträglich angekreuzter Kurs), wird die Ermässigung nicht automatisch auf die bestehenden Rechnungen gesetzt. Nach dem Speichern der Regel öffnet sich ein Fenster Familienermässigungen auf bereits erstellten Rechnungen, sobald Rechnungen betroffen sind. Sie können es auch jederzeit öffnen: mit der Schaltfläche Bereits erstellte Rechnungen, oben auf der Seite, oder über eine Rechnungsgruppe (Gruppe → Familienermässigungen neu berechnen).
Das Fenster ist eine Vorschau: Es wurde noch nichts geändert. Für jede Rechnung zeigt es den Betrag Aktuell, den Betrag Danach und die Spalte Differenz, mit den hinzugefügten oder entfernten Ermässigungszeilen. Kreuzen Sie die zu korrigierenden Rechnungen an und klicken Sie dann auf Angekreuzte Rechnungen korrigieren. Die Schaltfläche Nur künftige Rechnungen schliesst das Fenster, ohne etwas zu ändern.
Das Fenster «Familienermässigungen auf bereits erstellten Rechnungen»
Bereits bezahlte Rechnungen: Sie sind mit Bereits bezahlt gekennzeichnet und nicht automatisch angekreuzt. Eine auf einer bezahlten Rechnung hinzugefügte Ermässigung ergibt ein Guthaben, das zurückzuzahlen oder ins Portemonnaie zu buchen ist; eine entfernte Ermässigung ergibt einen offenen Betrag. Dies müssen Sie selbst regeln.
Jede korrigierte Rechnung behält ihre vorherige Version und wird «erneut zu senden»: Denken Sie daran, sie erneut zu senden. Bereits verbuchte Zeilen und manuell erfasste Ermässigungen werden nie geändert.
Nach dem Kopieren einer Saison: Regeln prüfen
Wenn eine Saison durch Übernahme einer bestehenden Saison erstellt wird, werden deren Familienermässigungen unverändert kopiert und gelten ab der ersten Rechnungsstellung. Jede kopierte Regel trägt auf der Seite der Familienermässigungen das Kennzeichen Zu prüfen, mit den zu kontrollierenden Punkten: Abonnemente und Betrag, betroffene Kurse, Ermässigung nur für Teilnehmende von Kursen der alten Saison.
Eine kopierte Regel, zu prüfen
Öffnen Sie die Regel, um sie zu korrigieren (das Speichern bestätigt sie), oder klicken Sie auf Geprüft, wenn sie stimmt. Die Schaltfläche Alles geprüft bestätigt alle Regeln auf einmal. Solange noch Regeln zu prüfen sind, zeigt die Erstellung einer Rechnungsgruppe für diese Saison den Hinweis Familienermässigungen vor der Rechnungsstellung prüfen.
Ermässigungen auf Kurse: Die Kurse werden nicht mit der Saison kopiert. Eine Regel «alle Kurse» zählt auch später erstellte Lager mit: Im Formular eines neuen Kurses erinnert ein Hinweis daran; entfernen Sie das Häkchen, wenn das Lager keinen Anspruch auf die Ermässigung gibt. Ein mit Kurs kopieren kopierter Kurs übernimmt die Ermässigungen des Originals.
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